5 acciones que elevan la productividad en tu día de trabajo

Google comparte cinco acciones, que integradas a la rutina laboral, pueden sumar bienestar y potencializar la productividad.   

Repensar el calendario

Identificar los momentos de mayor energía suma a la productividad, si estos se dedican a tareas que requieren un mayor análisis, estrategia o concentración.

Con este objetivo, los usuarios pueden utilizar la herramienta Focus Time de Calendar que protege su tiempo al darles la opción de rechazar eventos automáticamente.

Para utilizar esta función se necesita abrir un nuevo evento en el calendario y seleccionar la opción de Focus Time. Se selecciona Enfocar horario en español, donde es posible seleccionar si automáticamente quiere rechazar reuniones. 

Sumar estratégicamente a los invitados de una reunión

Invita a las reuniones solo a las personas clave para la toma de decisiones.

Una manera de dar seguimiento a quienes no estuvieron y a los asistentes, es crear una minuta desde Calendar. Esta herramienta está disponible al seleccionar el evento en Calendar.

Para utilizarla debe seleccionarse la opción Tomar notas de la reunión, se abrirá un archivo automático en Docs. Este es visible para todos los participantes de la reunión y con la posibilidad de compartirse con más colaboradores.

Categorizar chats y email

Los usuarios pueden liberarse de la falsa sensación de tener una enorme carga de trabajo cuando clasifican qué correos requieren una acción, cuáles no y aquellos que pueden ser eliminados.

En Gmail es posible destacar correos hasta en 12 categorías a través de diferentes colores de estrellas por medio de la columna de destacado en la bandeja de entrada y dando clic hasta ubicar el color de la categoría deseada.

Esta función no está predeterminada. Para activarla el usuario debe dirigirse al icono de engranaje o Configuración, seleccionar Ver toda la configuración y Estrellas.

También, aquellos mails que requieren una acción pueden sumarse a la barra de tareas, dando clic derecho sobre el correo en la bandeja y seleccionando la opción Añadir a tareas, o bien al elegir Posponer para ocultar la conversación y reagendar el momento en el que deseas que regrese el correo para darle seguimiento. 

Desconectarse por unos minutos

Un estudio mostró que tan solo seis minutos de lectura al día pueden reducir el nivel de estrés de una persona en un 68%.

Buscar una actividad para desconectarse del trabajo por unos minutos enriquece la vida personal y mejora el desempeño laboral.

El usuario puede apoyarse en la configuración general de Gmail seleccionando el icono de engranaje para inhabilitar y habilitar las notificaciones de los correos cuando lo necesite o solamente recibir notificaciones de los mail que se consideren ‘importantes’.

Redefinir qué es ser productivo

Buscar abarcar la mayor cantidad de acciones al día puede llevar a un efecto de burnout y a obstaculizar la posibilidad de generar un impacto en cada acción.

En cambio, al pensar en la productividad como un alcance de metas personales, la perspectiva se modifica en pro del bienestar.

Para ello, recomendamos utilizar Google Keep, que permite desarrollar una lista de tareas para ir marcándose cuando sean completadas, activar recordatorios de acciones que necesitan realizarse, guardar aquellas ideas generadoras de impacto o elementos de inspiración como imágenes y audios y compartirlas con el equipo.