¿Cómo agilizar y simplificar procesos con una firma electrónica?

Por Fredrik Nilsson*

¿Cuándo fue la última vez que firmaste un documento? En la última semana, seguramente todos hemos firmado algún tipo de papel, ya sea un contrato, una solicitud, un recibo, una aceptación de servicio, o hasta la libreta de tareas de nuestros hijos.

En ese espacio punteado que todos conocemos, plasmamos algún dibujito ornamentado que, de alguna manera creativa, representa nuestro nombre y garantiza que nosotros aceptamos lo que ese papelito expresa. Pero ¿estamos seguros de eso?, ¿ese dibujo cuenta con todas las características de seguridad para expresar, inquebrantablemente, nuestra voluntad?

Firma

Ese dibujito que representa nuestra aceptación personal a un acuerdo está plasmado en miles de papeles circulando quién sabe por dónde y, como resultado, mucha gente tiene visibilidad de cómo se ve nuestra firma. Nuestra firma autógrafa impresa es muy visible y, como consecuencia, falsificable.

Si los billetes de dinero, las obras de arte y las identificaciones personales son falsificables, ¿qué nos hace pensar que un simple dibujito que inventamos en nuestra pubertad no lo sea?

La solución es la firma electrónica, una herramienta esencial para todo tipo de personas, empresas y organizaciones. La firma electrónica no sólo agiliza procesos para reducir costos, también permite formalizar acuerdos de manera remota, sin necesidad de estar enviando y recogiendo papeles, y lo más importante, es infalsificable.

Identidad

La identidad del firmante se puede validar con una serie de rasgos biométricos, sumado a los datos nativos del dispositivo que se utilizaron en la firma, en combinación con la utilización de contraseñas de un solo uso, además de activar la geolocalización que identifica el lugar donde se ejecutó la firma de la documentación.

Una vez firmado el acuerdo, éste se guarda en un sobre digital junto con la información adjunta, la cual puede ser una videograbación de consentimiento, para luego cerrar ese sobre digitalmente y sellarlo con un certificado de seguridad que cuenta con un complejo sistema de cifrado.

Infalsificable

Todo lo anterior hace que el proceso sea mucho más rápido que un proceso de firmado físico e inmensurablemente más seguro. Si tratamos de igualar la firma de otra persona, después de una serie de intentos, lo lograremos, pero tratar de falsificar una firma digital implica robarle a alguien su biometría (prácticamente imposible), averiguar sus contraseñas, tomar control tanto de su cuenta de correo como de su número de teléfono, grabar un video haciéndonos pasar por esa persona y, por último, exhibir mediante geolocalización dónde se encuentra durante el proceso de firma.

Adicionalmente, si posterior a un proceso de firma, se quiere modificar tramposamente algo en retroactivo, habiéndolo hecho en papel se podría aplicar el truco “liquid paper”, mientras que, en un sobre digital cifrado que contiene documentación firmada digitalmente, se tendrían que teclear miles de caracteres aleatorios de forma continua que igualen una cadena de texto, completamente desconocida, a fin detener acceso a modificar algo de su contenido, lo cual es prácticamente imposible.

Legal

Una vez cubierta la seguridad, ahora abordemos la legalidad. Ante sus dudas, la respuesta es sí… la firma electrónica es 100% legal y sí se puede utilizar en tribunales. En México ha habido mucha evolución en la materia.

Hoy existen artículos dentro del Código Civil, Código de Comercio e inclusive en la Ley Federal de Protección al Consumidor, que dan total legalidad a los procesos de firmado electrónico, siempre y cuando se realicen en apego a procedimientos tecnológicos que aseguren la integridad de la información, la atribución de los firmantes y la accesibilidad a las partes interesada a la información firmada.

También existe mucha normatividad a nivel estatal que asegura su legalidad, así como una norma oficial mexicana, la NOM-151-SCFI-2016.

Una vez entendida la eficiencia que puede generar un proceso de firmado electrónico, además de cubrir la seguridad que genera (muy superior a la firma en papel) y teniendo total certeza sobre su legalidad, ahora exploremos algunos casos de uso.

Uso

Los casos son infinitos, dependiendo si se trata de una persona física o una organización. Un ejemplo pueden ser los contratos laborales entre empleado y patrón, donde el empleado, incluso, se encuentre en una localidad geográfica distinta a la empresa.

Otro caso es un acuerdo de compra/venta entre particulares, un automóvil, por ejemplo, donde tanto la factura como la identificación de las partes conforma los anexos del contrato que requiere, a su vez, evidencia inquebrantable del acuerdo.

Por último, un caso de uso, en pleno crecimiento, es la contratación remota de servicios financieros, donde la inmediatez es lo más importante en la toma de decisión del consumidor, pero sin que esto afecte la certeza jurídica del acuerdo o ponga en riesgo a la institución financiera.

Además de facilitarle la vida a todas las partes, los beneficios que una firma electrónica debe ofrecer son los siguientes:

• Inmediatez y agilidad en el cierre de acuerdos.
• Reducir riesgos de fraudes por robo de identidad.
• Habilitar la firma de documentos desde cualquier lugar no importando el momento.
• Firmar un documento desde dispositivos móviles o equipos de cómputo.
• Facilitar la gestión y revisión de contratos, incrementando la calidad de éstos.
• Impulsar el crecimiento de las transacciones vía procesos digitales y no presenciales.
• Disminuir costos en la operación de contratos.
• Prevenir riesgos, multas y penalizaciones asegurando expedientes legales completos.
• Ofrecer información digerida, disponible y auditable.
• Agilizar y mejorar la transacción entre los usuarios internos y externos en el ciclo de vida del contrato.

Al utilizar una plataforma de firmado electrónico, asegúrese que sea una de última generación como SoluSign, que integra todas las disposiciones de la normatividad mexicana y asegura que lo que firme sea 100% seguro, infalsificable, con certeza jurídica y en apego a los principios de integridad de la información, atribución de los firmantes y accesibilidad a las partes interesadas a la información firmada, ah, y que sea sencilla, bonita y fácil de usar.

Fredrik Nilsson es Chief Growth Officer de SoluSign